Yt Framework

Начало беседы — это пробный камень, и недооценивать его нельзя.

Задачи этапа:

- наладить контакт с собеседником;
- создать приятную, располагающую атмосферу, снять недоверчивость, подозрительность;
- привлечь внимание, пробудить интерес;
- перехватить инициативу, когда это необходимо.

Организационные моменты

Опаздывать на переговоры не стоит, но и приходить слишком рано незачем. А уж если они проходят на вашей территории, то будьте на месте секунда в секунду.

Иной раз стоит тщательно подготовить зал, в котором будут вестись переговоры. Помню, я наблюдал, как интересно украсила это помещение одна фирма: гостей сажали таким образом, что за их спинами, перед глазами своих переговорщиков оказывалась картина с изображением сурового воина с мечом в руках и нахмуренными бровями. Оппоненты же за спинами хозяев видели умиротворяющие пейзажи, улыбающиеся детские лица и другие приятные вещи.

Обстановка мощно воздействовала па подсознание: она поднимала боевой дух своим, а противника расслабляла, настраивала на мирный лад, готовность к уступкам.

Как только люди не готовятся к важным переговорам! Вешают «заговоренные» картины, приглашают экстрасенсов, а то и священников — освятить переговорный зал, приносят с собой амулеты и магические знаки. Все это, конечно, хорошо — всегда следует использовать даже минимальный шанс на успех. И все же главное — знание техники переговоров и умение ее применять. Без нее никакой амулет не спасет.

Если территория чужая, придите чуть раньше, чтобы осмотреться. Бросив взгляд на помещение, уже можно сделать определенные выводы.
Не надо сразу просить стакан воды или спрашивать, как пройти в туалет. Кстати, глазки секретаршам тоже строить незачем: все-таки вы пришли сюда по делу.

Принимая же гостей у себя, можно позволить себе немного отвлечься. Говорите комплименты, завяжите небольшую светскую беседу. Напомните про удачное сотрудничество в прошлом, расскажите интересную историю, пошутите, наконец.

Слишком большой командой на переговоры являться не стоит, но в одиночку вам будет неуютно.

Теперь о костюме: ботинки должны быть начищены, а брюки выглажены. Кстати, белые носки с черными брюками совсем не смотрятся, а темно-синий галстук с черной рубашкой смотрится еще хуже. Не пожалейте денег на добротный деловой костюм, но и заядлого модника из себя строить не надо. И не переборщите с одеколоном. Вдруг собеседник предпочитает другую марку?

У одного из посетителей наших тренингов переговоры слетали одни за другими. Он старался, готовился, проводил предварительную работу.

На встречи являлся минута в минуту, свежий, сияющий, сама доброжелательность. Почему же ничего не получалось? Ларчик открывался просто. Оказалось, он страдал нездоровым пристрастием к «Хьюго Босс», а вот его оппоненты, видимо, ценили одеколоны других фирм.

Теперь непосредственно об управлении встречей. Да-да, переговорами должен кто-то управлять, или они заведут в тупик. Нужно следить, чтобы все вопросы были подняты, стороны не топтались на месте и в беседе приняли участие все заинтересованные лица. Необходимо контролировать конфликты, создавать дружескую атмосферу и следить за неуклонным движением к соглашению. А теперь скажите, разве вы упустите такой отличный шанс? И позволите управлять вашей встречей оппоненту? Контроль над процессом дает и контроль над его исходом. Переговоры надо взять в свои руки в первые же минуты встречи и уже не выпускать. В крайнем случае можно поделиться управлением. Но не более того.

Кстати, не следует путать контроль формальный с контролем реальным. Если кому-то хочется посидеть в большом кресле с председательским молоточком в руках — на здоровье! Но тот, кто реально хочет управлять переговорами, должен подготовиться заранее. Подготовка состоит из выбора места встречи, ее планирования и многого другого.

Есть ориентировочный алгоритм действий во время встречи.

Представьте участников.

Скажите вступительное слово.

Пользуйтесь наглядными пособиями, доской.

Задавайте вопросы.

Дайте ту информацию, которую хотите выдать.

Введите людей в беседу (используя имена).

Заранее объявляйте о своих намерениях.

Объявляйте и используйте перерывы.

Делайте заметки.

Создайте черновик соглашения.

Резюмируйте.

С чего начать?

Начните с приветствий и представления участников. Все по правилам: имена, профессии, обязанности. Разъясните, что на переговорах будет делать тот или другой человек. Важно узнать, кто главный, знакомы ли участники, есть ли проблема межнациональных различий?

Все мы люди. Продемонстрируйте, что ваши чувства схожи с чувствами собеседников, вы тоже ведь не робот: «Такая жара на улице, так в отпуск охота! Такой сегодня день тяжелый, я устал немного». Только не переигрывайте, фальшь тут ни к чему. Зато если все будет выглядеть естественно, собеседник наверняка проникнется к вам доверием. Этим приемом виртуозно пользуются иные телеведущие.

Говорите о вещах, которые, возможно, волнуют и собеседника: от мировых катаклизмов до взяток, которые дерут за поступление сына или дочери в университет. Оппонент поймет, что имеет дело с себе подобным, и говорить будет куда легче.

Только после этого стоит плавно перейти к деловым вопросам. В частности, к обмену основополагающими заявлениями сторон. Лишь после этого возможен обмен информацией, аргументация и прочие стадии переговоров.

Первое заявление обычно представляет собой общую обрисовку обстановки: описание фирмы и ее услуг, информацию о сотрудничестве в прошлом, о будущих намерениях и причинах настоящей встречи. Грамотный переговорщик не преминет использовать это выступление, чтобы продемонстрировать стремление к укреплению отношений, взаимовыгодному сотрудничеству и чтобы показать свою силу. Разумно это выступление заранее спланировать и отрепетировать. Лучше всего возложить его на главу делегации.

Существует три канона подобного заявления, гарантирующие его эффективность.

1. Давайте жить дружно! Сообщите о своих намерениях создать или укрепить взаимовыгодные отношения. Не скупитесь на комплименты и описания прошлых успехов и решенных проблем. Мы рады вновь говорить с вами о возможной повторной поставке. Мы были довольны последней партией товара, которую вы нам доставили.

2. Мы — хорошие друзья и серъезные враги. Не нужно угроз — заставьте собеседника с сами считаться. Не давите. Щекочите оппонента. Но постарайтесь, чтобы ему ничего не было известно о ваших слабостях. Но на этот раз мы вышли на тендер и обнаружили, что ваша цена высока, а условия оплаты жестче, чем у ваших конкурентов.

3. Мы всегда сможем договориться. Заранее предскажите удачу, и переговоры завершатся победой! Приступайте к обсуждению сделки. Как бы то ни было, мы работали с вами раньше, и если бы вы более гибко подошли к цепе и условиям оплаты, я уверен, нам удалось бы сегодня достичь соглашения.

Итак, задача номер один: снять напряженность и установить тесный контакт. Доброе слово и кошке приятно. И несколько комплиментов, сказанных к месту, тут не повредят. Хотите, чтобы оппонент проникся к вам доверием? Хотите сделать его мягким, как пластилин, и эмоционально податливым? Рецепт один: хвалите и его, и себя любимого.

Поможет прием четырех «Окей!».

- «Окей» оппоненту: похвалите его бизнес, команду, офис.

- «Окей» самому себе: представьте себя в выгодном свете, как человека надежного, значимого и интересного. Здесь поможет блеф.

- «Окей» вашему предложению: докажите, что представляете перспективный и надежный проект. Разожгите любопытство оппонента. Все будет замечательно!

- «Окей» общим знакомым: расскажите о людях, которых знаете как вы, так и оппонент, поговорите об общих друзьях и знакомых, при случае сошлитесь на их мнение.

Существует множество техник, позволяющих очень быстро установить тесный контакт с совершенно незнакомым человеком. Среди них — землячество: «Ой, вы с Украины? А я там все детство провел...»; родственные души: «Вы тоже любитель классики?» и другие.

Прекрасно работает прием «горячее пятно». Использовать его просто. Находясь в офисе партнера, определите какой-либо предмет, к которому он эмоционально небезразличен и заведите короткий разговор об этой вещи. Это могут быть фотографии мужа, детей, кумиров или любимой собаки. Красивый письменный прибор, экзотические безделушки, картины на стенах — все может стать поводом для беседы и комплиментов. Все самое дорогое для души люди обычно держат рядом с собой. Прием «горячее пятно» пробивает самую толстую стену формализма.

Помню, много лет назад пришел я устраиваться в аспирантуру. Хотел узнать, стоит ли пытаться поступать в этом году. Жалко было терять уйму времени, если все равно надежды на успех небольшие. Ученый секретарь, дама средних лет, явно была не в духе и в ответ только недовольно что-то бурчала. Тут-то я и приметил у нее на столе что-то вроде коллекции булыжников. Изобразил неподдельный интерес.

Так мы и разговорились, она мне подробно рассказала, какие это безумно редкие камни. Оказалось, некоторые из них были ей преподнесены известным академиком. Поговорили о камнях, и дама не менее подробно поведала, что сейчас мне лучше даже не пытаться, все места расписаны заранее. Зато в следующем году проблем быть не должно. Я последовал ее совету, не стал терять время и поступил через год. А вот мои друзья-товарищи уперлись в стену рогом и все-таки пошли сдавать экзамены. Всех завалили, естественно, время и нервы были потрачены зря.

Еще один случай. Было это много лет назад, во время моей работы в Миннауки. Необходимо было срочно подписать важную бумагу. Но, как на грех, оформлена она была неправильно. И замначальника, которому предназначался документ, ставить свою подпись наотрез отказался. На вопрос: «Что не так?» — чиновник ответил очередным вариантом: «пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что». Тупик! С одной стороны, бумагу надо сдать в срок. С другой, брать ее не хотят. Что ж, так просто и уйти? Окинув взглядом кабинет, я заметил на стене старое фото. Человек на нем был одет в военную форму офицера флота еще царских времен. Спросил у начальника о фотографии. Тот удивился, откуда мне известно, что это за форма. А я рассказал, что у меня дедушка служил во флоте. Разговорились о чинах, о том, какие истории с нашими дедами случались на флоте. В итоге зам подробно объяснил мне, что надо исправить. И попросил сделать, что требуется, и прийти за подписью через полчаса.

Вместе с горячим пятном хорошо работает прием совета. Его суть — обратиться к собеседнику как к более авторитетному и умному человеку. «Не могли бы вы подсказать, ведь вы все на свете знаете. А как вы считаете? Так правильно?» В определенной ситуации неплохо действует прием «срочный звонок». В разгар переговоров у человека вдруг звонит «сотовый». Переговорщик срывается, отвечает. Потом заходит, извиняется: «Мне только что звонили из Администрации Президента, нельзя было прерваться». А кто знает, кто ему на самом деле звонил... Вообще реплики вроде «завтра в это время я встречаюсь с известным депутатом или юристом» так же, как и «важные» звонки, только укрепят вашу позицию.

Вот вариант комбинированного использования сразу нескольких приемов. Владелец компании, производившей офисную мебель, нуждался в крупном заказчике. Такой клиент был у него на примете: крупная фирма купила целое здание под офисы, и мебель там пришлась бы как нельзя кстати. Тогда наш герой принялся обрабатывать владельца фирмы. В ход шли комплименты, прием совета, длительные переговоры. Но сразу добиться успеха не удалось. Тогда предприимчивый делец выяснил, что владелец той компании (примерно одного с ним возраста) любит слушать «Led Zeppelin» и «Deep Purple». Он и сам эту музыку обожал и как-то завел о ней разговор, принес из машины новые диски... Общение стало куда теплее! Затем выяснилось, что оба они — из Ростова (прием «землячество»). И наконец, что оба являются счастливыми отцами дочерей-ровесниц (прием «родственные души»). Решили дружить домами, стали ходить друг к другу в гости. И контракт, естественно, был подписан.

Вот так дела и делаются! Для успешного сотрудничества нужно минимум пять-шесть встреч, чтобы завоевать симпатию, доверие, чтобы к вам возник интерес.

Заместитель управляющего филиалом крупного московского банка как-то мне сказал: «Чтобы серьезный предприниматель положил к вам свои деньги, надо с ним подружиться. Сначала годик с ним пообщайся, а уж потом он навек станет твоим клиентом и положит крупную сумму на счет. Важна также приятная атмосфера и обходительные сотрудники. Улыбки, пояснения, забота о дорогом госте».

---

Читайте:
Переговоры: Обсуждаем цену Бизнес и государство: Нужен Рузвельт Стоит ли строить бизнес с родственниками? АИРР будет сотрудничать с европейскими коллегами в сфере инноваций Д. Медведев: 10 мер по улучшению инвестклимата