Yt Framework

Без хорошего секретаря не может обойтись ни один офис. Но не всегда есть возможность нанять хорошего специалиста, а в некоторых случаях нет необходимости в найме штатного сотрудника. В таких случаях хорошим решением станет использование услуг секретаря по вызову. В свою очередь предоставление подобной услуги может превратиться в настоящий бизнес, приносящий хороший стабильный доход, не требующий больших вложений и простой в организации.

Функции секретаря по вызову могут включать услуги по подготовке, оформлению и ведению документации клиента в оговоренные сроки. Кроме того, задачами, требующими решения, могут стать составление договоров, сканирование, ксерокопирование, распечатка и архивирование документов, организация рассылки почты, ведение телефонных переговоров и деловой переписки. Также секретарь по вызову может заниматься осуществлением для клиента поиска необходимой информации относительно предприятий, фирм, компаний, организаций, госучреждений, юристов и пр.

Круг обязанностей секретаря по вызову может включать функции приема и передачи телефонных сообщений, разъяснений, назначения деловых встреч клиента с партнерами, осуществления организации деловых обедов или ужинов, проведения подготовки и реализации поздравлений с праздниками. Может случиться, что помимо всего прочего придется выполнять функции курьера, то есть осуществлять доставку документации партнерам клиента.

Еще одной предоставляемой услугой может быть реклама, то есть осуществление оповещения партнеров о новых товарах, услугах, предложениях компании-клиента. Кроме того перечень услуг может включать подготовку и обзор прессы, а также проведение консультаций.

Осуществлять прием заказов можно дома, а с течением времени подыскать и арендовать небольшую площадь для размещения офиса.

Потенциальными клиентами секретарей по вызову, в первую очередь, являются небольшие фирмы, а также предприятия, которые только вышли на рынок, являются новичками в своем деле и в силу очевидных причин не заинтересованы в несении дополнительных затрат, связанных с организацией собственного офиса, наймом большого количества сотрудников. Еще одной категорией клиентов могут стать представители иногородних предприятий, фирм и служб, которые были командированы для решения каких-либо конкретных производственных задач, в силу чего наличие дополнительной связи является для них объективной необходимостью.

Для организации эффективной и продуктивной работы секретарю по вызову следует составитьдоговор на оказание услуг, который он будет заключать со своими клиентами. Вместе с тем необходимо определить размер и форму своего вознаграждения, взимаемого за предоставление услуг. Это может быть как помесячная заработная плата в строго установленной сумма, так и сдельная система. Причем в случае использования помесячной оплаты необходимо отметить, что вся работа сверх установленного в договоре перечня должна оплачиваться отдельно.

Сдельная форма оплаты, как правило, применяется в случае, если потребность в услугах секретаря по вызову не носит постоянный характер, а требуется время от времени. Тогда в договоре следует указать расценки на те или иные виды предоставляемых услуг и способ их оплаты.

Для каждого клиента секретарю по вызову следует завести отдельную картотеку, в которой будут храниться контактные данные, копии договоров и иных документов.

Для привлечения клиентов, особенно на начальном этапе развития бизнеса необходимо провести рекламную компанию. Это поможет обзавестись первыми клиентами и в случае, если они окажутся довольными результатами сотрудничества и качеством предоставляемых услуг они не только еще не один раз обратятся сами, но и дадут хорошие рекомендации другим.

На первых порах имеет смысл работать в одиночку. Впоследствии, когда бизнес получит необходимое развитие и достигнет определенного уровня можно задуматься и о найме дополнительных сотрудников. В качестве работников следует привлекать людей, обладающих навыками работы на компьютере, с офисным оборудованием, имеющих хорошую дикцию, владеющим как минимум одним из иностранных языков и компетентных в данной сфере деятельности.

Работу лучше всего организовать по графику. Это будет способствовать тому, что клиенты смогут в любое время выйти на связь. Кроме того, эффективная работа требует наличия недорогой, но качественной телефонной связи, как мобильной, так и стационарной. Лучшим выбором станет безлимитный договор, заключенный с одной из компаний-операторов мобильной связи.

Данный вид бизнеса не требует наличия большого стартового капитала. Тем не менее, придется потратиться на приобретение компьютера, оргтехники, офисной мебели и канцелярских товаров.

В случае наличия опыта работы в качестве секретаря этот бизнес может не только помочь самореализоваться, но и получать хороший и, что не маловажно, стабильный доход. А правильно организовав работу и грамотно подойдя к процессу ее организации, достичь успеха не составит особого труда, ведь в нашей стране на сегодняшний день эта ниша почти не занята